Prywatność i dane w rekrutacji

Ta informacja dotyczy rekrutacji Activy i AI Business Builders prowadzonej przez formularz na tej stronie i opisuje, co dzieje się z Twoimi danymi od wysłania zgłoszenia do ich usunięcia. Ostatnia aktualizacja: 30 października 2026.

Kto odpowiada za Twoje dane

Dane przetwarzają wspólnie dwa podmioty, czyli współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO:

• Activy sp. z o.o., ul. Marszałkowska 107, 00-110 Warszawa, KRS 0000645721, NIP 7010630605
• Igor Pielas, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod marką AI Business Builders, NIP 7962833215

Większość ról łączy pracę w obu firmach, więc rekrutujemy razem i wspólnie ustaliliśmy, po co i jak przetwarzamy dane. Oto istota tych uzgodnień:

• Igor Pielas prowadzi rekrutację: ustala kryteria, ocenia zgłoszenia, podejmuje decyzje, odpowiada za system rekrutacyjny i za kontakt z Tobą.
• Activy uczestniczy w rekrutacji przez osobę na stanowisku General Managera, która rozmawia z osobami kandydującymi do roli Customer Success i je ocenia.
• Każda ze stron odpowiada za zgodność z RODO w swojej części procesu, a Twoje wnioski obsługujemy wspólnie.
• Ta informacja jest wspólna dla obu stron. Z praw możesz korzystać wobec każdej z nich, niezależnie od tego podziału.

Kontakt w sprawie danych: igor@aigor.pro. Activy ma też Inspektora Ochrony Danych, dostępnego pod adresem gdpr@activy.app. Możesz napisać na każdy z tych adresów albo listownie na adres Activy.

Jakie dane przetwarzamy

• Z formularza: wybraną rolę, imię i nazwisko, adres e-mail, CV w PDF z całą jego treścią i opis projektów, a jeśli je podasz, także LinkedIn, GitHub i wiadomość do nas.
• Techniczne: datę i godzinę zgłoszenia, adres strony, z której przyszło, oraz skrót adresu IP. Samego adresu IP nie zapisujemy w bazie rekrutacji.
• Powstające w trakcie rekrutacji: odpowiedzi i wynik testu, rozwiązanie zadania, oceny agenta AI i osób oceniających, notatki z rozmów (także dyktowane), transkrypty rozmów, maile, prośby o przegląd i historię etapów.

Nie prosimy o dane szczególnych kategorii, takie jak zdrowie, poglądy czy wyznanie, więc nie wpisuj ich do CV ani do wiadomości. Zdjęcie w CV też nie jest potrzebne.

Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Rekrutujemy na umowę B2B albo umowę zlecenia, a nie na umowę o pracę, dlatego nie opieramy się na art. 22¹ Kodeksu pracy, który dotyczy kandydatów do pracy.

• Rozpatrzenie zgłoszenia, test, zadanie, rozmowy, kontakt z Tobą i przygotowanie umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
• Wstępna ocena zgłoszeń przez agenta AI. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest sprawne i spójne przejrzenie wszystkich zgłoszeń, przy czym o odrzuceniu decyduje człowiek.
• Nagrywanie i transkrypcja rozmów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Chcemy rzetelnie ocenić rozmowę i dać Ci konkretną informację zwrotną. Możesz się na nagrywanie nie zgodzić, o czym piszemy niżej.
• Ochrona formularza przed botami i nadużyciami, w tym limit zgłoszeń z jednego adresu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, bo musimy zabezpieczyć formularz.
• Kolejne rekrutacje, jeśli zaznaczysz dodatkowe pole w formularzu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda.
• Dziennik decyzji, wykazanie przebiegu rekrutacji oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, bo musimy umieć pokazać, kto i kiedy podjął decyzję, i bronić się przed roszczeniami.

Obowiązkowe pole w formularzu potwierdza tylko, że znasz te zasady. Nie jest to zgoda na przetwarzanie danych, bo w tej rekrutacji opieramy się na podstawach wymienionych wyżej.

Zgoda na kolejne rekrutacje jest dobrowolna i nie wpływa na obecną rekrutację. Możesz ją wycofać w każdej chwili, pisząc na adres kontaktowy. Wycofanie nie zmienia zgodności z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej. Bez tej zgody nie użyjemy Twoich danych w kolejnych rekrutacjach.

AI w rekrutacji

Co ocenia agent. Twoje zgłoszenie czyta agent AI oparty na modelu Claude firmy Anthropic, który pracuje według wytycznych Igora Pielasa dla danej roli. Czyta tekst CV, opis projektów, wiadomość i rozwiązanie zadania, a potem wystawia oceny od 1 do 5 z krótkim uzasadnieniem. Oceniane obszary to praca z AI, doświadczenie techniczne, doświadczenie z pracy i projektów, szybkość myślenia i trafność wniosków, ambicja i proaktywność oraz, na późniejszym etapie, zadanie praktyczne. Kontakt z ludźmi ocenia po rozmowie wyłącznie człowiek. Agent ma zakaz brania pod uwagę płci, wieku, pochodzenia, zdrowia, rodzicielstwa i ukończonej szkoły.

Co agent może zrobić. Może zarekomendować przejście do testu albo zaproponować odrzucenie lub rozmowę, ale decyzję podejmuje człowiek. Agent nie może sam przepuścić Cię do testu, odrzucić zgłoszenia, zaprosić na rozmowę ani wysłać Ci informacji zwrotnej. Blokuje to sam system, a nie tylko instrukcja dla agenta.

Test. Test punktuje się automatycznie według klucza odpowiedzi, a wynik i komentarz zobaczysz od razu. Sam wynik niczego nie rozstrzyga i nie zamyka zgłoszenia.

Decyzja należy do człowieka. Każde odrzucenie zatwierdza człowiek, który widzi zgłoszenie i uzasadnienie propozycji i może ją odrzucić. Decyzje o odrzuceniu nie zapadają więc w sposób wyłącznie zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

Przegląd przez człowieka. Na każdym etapie możesz poprosić o przejrzenie zgłoszenia przez człowieka i przedstawić swoje stanowisko. Użyj linku z maila potwierdzającego zgłoszenie albo napisz na igor@aigor.pro. Dopóki prośba czeka, zgłoszenia nie da się odrzucić, a przegląd robi osobiście Igor Pielas.

Nagrywanie i transkrypcja rozmów

Rozmowy online możemy nagrywać i transkrybować narzędziem Fireflies. Powiemy Ci o tym w zaproszeniu i jeszcze raz na początku rozmowy. Jeśli nie chcesz nagrywania, daj znać: rozmowa odbędzie się bez nagrania i bez transkryptu, a Twoja odmowa nie wpłynie na ocenę.

Nagranie i transkrypt przechowuje Fireflies. Do systemu rekrutacyjnego trafia tylko tekst transkryptu z krótkim podsumowaniem, przypisany do zgłoszenia po Twoim adresie e-mail. Czytają go osoby oceniające i agent AI, który pomaga przygotować informację zwrotną. Nie używamy analizy emocji ani rozpoznawania osób po głosie.

Jak długo przechowujemy dane

• W trakcie rekrutacji: tak długo, jak Twoje zgłoszenie jest otwarte. Zamykamy je najpóźniej wtedy, gdy kończymy rekrutację na daną rolę.
• Po zamknięciu zgłoszenia bez umowy: 6 miesięcy, a potem usuwamy dane, także nagranie i transkrypt w Fireflies. Tyle czasu wystarcza na przegląd decyzji, Twoje pytania i ewentualne roszczenia. Jeśli w tym okresie pojawi się konkretny spór, zachowamy potrzebne dane do jego zakończenia.
• Jeśli zgodzisz się na kolejne rekrutacje: 24 miesiące od zamknięcia zgłoszenia albo do wycofania zgody, jeśli zrobisz to wcześniej. Po wycofaniu zgody usuniemy dane, chyba że nadal biegnie okres 6 miesięcy opisany wyżej. Wtedy usuniemy je po jego upływie.
• Jeśli wycofasz zgłoszenie: napisz do nas, a usuniemy dane w ciągu miesiąca.
• Jeśli zawrzemy umowę: dane z rekrutacji zachowamy przez czas współpracy, a dane potrzebne do jej prowadzenia przejdą do jej dokumentacji, o czym dostaniesz osobną informację.

Usunięcie obejmuje CV, zgłoszenie, oceny, notatki, transkrypty, maile i test. W dzienniku zostaje sam fakt usunięcia i nazwa roli, bez danych osobowych i bez identyfikatora osoby. Z kopii zapasowych i logów technicznych dostawców dane znikają po ich wygaśnięciu, zgodnie z zasadami tych dostawców.

Kto ma dostęp do danych

W rekrutacji dostęp do danych mają:

• Igor Pielas, do wszystkich zgłoszeń
• osoba na stanowisku General Managera Activy, do zgłoszeń na rolę Customer Success
• agent AI, przez osobne konto z ograniczonymi uprawnieniami

Pomagają nam dostawcy, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie, czyli podmioty przetwarzające:

• Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur): baza danych, pliki CV i obsługa formularza. Dane leżą w regionie Irlandia, a personel wsparcia i usługi techniczne mogą działać spoza EOG.
• Vercel (Vercel Inc., USA): hosting systemu rekrutacyjnego i stron z testem i przeglądem.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): wysyłka maili.
• Google (Google Workspace): skrzynka, na którą przychodzą odpowiedzi.
• Fireflies (Fireflies.ai Corp., USA): nagrywanie i transkrypcja rozmów.

Przy wyświetleniu strony Twój adres IP dostają także dostawcy hostingu stron activy.app i aibusinessbuilders.pl.

Agent AI działa na subskrypcji Claude firmy Anthropic (Anthropic Ireland, Limited i Anthropic, PBC, USA). Anthropic nie jest naszym podmiotem przetwarzającym: treści przekazane agentowi przetwarza na własnych zasadach opisanych w swojej polityce prywatności, także w USA.

Danych nie sprzedajemy. Poza dostawcami opisanymi wyżej przekażemy je innym podmiotom tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo, na przykład na żądanie sądu albo organu.

Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców działa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w USA i Singapurze, więc dane mogą tam trafić. W przypadku Supabase podstawą są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). W przypadku Vercel, Resend, Fireflies i Google podstawą jest też decyzja Komisji o odpowiednim stopniu ochrony dla firm uczestniczących w EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO). Kopię tych zabezpieczeń dostaniesz na prośbę wysłaną na adres kontaktowy.

Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne i nie wynika z żadnego przepisu. Bez roli, imienia i nazwiska, adresu e-mail, CV, opisu projektów i potwierdzenia, że znasz te zasady, nie przyjmiemy jednak zgłoszenia. LinkedIn, GitHub i wiadomość są opcjonalne. Bez testu i zadania nie ocenimy Cię na kolejnych etapach.

Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii
• sprostowania danych
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych, które nam przekazujesz, w zakresie przetwarzanym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, także wobec oceny przez agenta AI i nagrywania rozmowy

Napisz na adres kontaktowy, a odpowiemy w ciągu miesiąca.

Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

AI Act

AI Act zalicza systemy AI używane w rekrutacji, także przy dostępie do samozatrudnienia, do systemów wysokiego ryzyka (załącznik III pkt 4). Obowiązki dla tych systemów zaczną się stosować od 2 grudnia 2027 r., po zmianach z rozporządzenia (UE) 2026/1744. Już dziś informujemy Cię o użyciu AI, a odrzucenie zostawiamy człowiekowi. Nie stosujemy rozpoznawania emocji, którego AI Act zakazuje w miejscu pracy. W sprawach systemów AI możesz złożyć skargę do Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji.